Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, definisi surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan utnuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku untuk berbagai keperluan atau kepentingan tergantung pada maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat.
Fungsi surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang/instansi kepada orang atau instansi lain.
Adapun jenis-jenis surat dinas ada bermacam-macam yang telah kami sebutkan pada artikel sebelumnya.
Baca juga: Pengertian Surat Dinas
Dalam surat resmi, terdapat format dan kaidah yang harus dipenuhi, termasuk harus adanya bagian-bagian surat, contohnya seperti kepala surat dan tembusan. Apa sajakah bagian-bagian surat dalam surat resmi beserta contohnya?
Bagian-Bagian Surat Resmi
Dalam artikel kali ini membahas bagian-bagian surat resmi beserta penjelasannya dan contohnya. Apa sajakah?
Bagian-bagian surat dinas ada 15 (lima belas) yaitu:
- Kepala surat atau kop surat;
- Nama tempat & tanggal surat;
- Nomor surat;
- Lampiran surat;
- Perihal surat;
- Alamat yang dituju;
- Salam pembuka;
- Paragraf pembuka surat;
- Paragraf isi surat;
- Paragraf penutup surat;
- Salam penutup;
- Tanda tangan;
- Nama jelas penanda tangan;
- Jabatan penanda tangan;
- Tembusan.
1. Kepala Surat/Kop Surat
Bagian teratas surat yaitu kepala surat biasanya disebut pula kop surat. Beberapa hal yang tercantum di dalam kepala surat itu biasanya sudah dicetak dalam bentuk yang menarik pada sisi atas kertas surat, di dalamnya tercantum hal-hal seperti berikut:
- Nama instansi atau badan usaha;
- Alamat lengkap instansi;
- Nomor telepon;
- Nama alamat instansi;
- Nama kotak pos.
- Nomor kode pos
- Lambang atau logo instansi/badan usaha.
Selain hal-hal di atas, jika instansi atau badan usaha yang bersangkutan bergerak dalam bidang usaha atau bisnis, sering pula di dalam kepala suratnya tercantum hal lain, seperti:
- Jenis usaha;
- Alamat kantor cabang;
- Nama bank;
Dalam pencetakannya, nama instansi yang bersangkutan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital pada bagian atas kertas surat, baik menggunakan sistem simetris maupun sistem lurus. Lambang/logo instansi dicantumkan di sebelah kirinya.
Fungsi kop surat sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan nama instansi/badan usaha beserta jenis usaha yang dilakukan.
2. Nama Tempat & Tanggal Surat
Bagian surat selanjutnya adalah nama tempat dan tanggal surat. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada si penerima surat mengenai dari mana dan kapan surat tersebut ditulis.
Kadangkala nama tempat tidak ditulis, apabila sebelumnya sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat.
Penulisan nama bulan tidak dibenarkan disingkat atau ditulis dengan angka, seperti Februari menjadi Feb dengan angka 29, begitu juga dengan November menjadi Nov.
Contoh penulisan tempat dan tanggal surat yang benar adalah:
Pekanbaru, 29 Februari 2020
3. Nomor Surat
Idealnya setiap surat resmi/dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat bertujuan untuk memudahkan mengatur penyimpangan surat, juga memudahkan mencari surat itu kembali kalau diperlukan dan lebih urgen lagi dapat mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.
Contoh penulisan nomor surat yang benar/dianjurkan pembinaan bahasa adalah sebagai berikut:
Nomor: 029.1/1329/VII/2020/Unibos
No: 029.1/1329/VII/2020/Unibos
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah nomor surat dinas berguna agar penerima surat dapat mengingat dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Hal mana yang dapat dilampirkan dapat berupa buku, foto copy, surat keterangan, brosur, kuitansi, dsb.
Penulisan lampiran yang benar adalah sebagai berikut:
Lampiran : Satu Berkas
Lamp : Dua Eksemplar
5. Perihal Surat
Penulisan perihal surat setelah lampiran berguna bagi pembaca supaya dengan cepat mengetahui hal atau yang dibicarakan dalam surat resmi/dinas. Penulisannya pun tidak boleh seenaknya, melainkan penulisan nomor, lampiran dan perihal harus diikuti tanda titik dua.
Penulisan perihal surat yang benar atau sesuai anjuran pusat pembinaan bahasa adalah sebagai berikut:
Perihal: Permintaan Bantuan Sosisal Pemerintah Kota Pekanbaru.
6. Alamat Yang Dituju
Alamat surat yang dituju digunakan sebagai petunjuk langsung kepada siapa yang harus menerima surat itu.
Penulisan surat diatur sebagai berikut:
- Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, lazimnya penulis surat mencantumkan sapaan seperti Ibu, Bapak, Saudara atau Saudari.
- Apabila nama yang dituju bergelar akademik, seperti, Ir, Drs, S.H, S.E, dsb. Kata sapaan Ibu, Bapak, Saudara, Saudari, tidak lagi digunakan. Demikian pula halnya kalau memiliki pangkat, seperti sersan, kapten, letkol, kolonel, kata sapaan tidak digunakan. Contoh penulisan yang benar: Yth. Ir. Mariani Hamzah atau Yth. Kepala Desa Impian, atau Yth. Kapten Harun Said.
- Penulisan jalan pada alamat tidak disingkat karena penulisan nama gang atau lorong, nomor, RT, RW, biasanya ditulis lengkap dengan huruf kapital pada awal kata. Dengan begitu, nama kota provinsi cukup dituliskan dengan huruf awalnya adalah huruf kapital dan tidak perlu digaris bawahi atau diberi tanda baca apa pun.
Contoh penulisan alamat yang benar:
Kepada
Yth. Kepala Pertamina
Jalan TB Simatupang Jakarta
Kepada
Yth. Kepala Biro Umum Departemen Luar Negeri
Jalan Menteng Raya Nomor II
Jakarta Pusat
Kepada
Yth. Drs. Ibnu Jamil, S.E.
Jalan Harapan Raya Nomor I
Jakarta Selatan
7. Salam Pembuka
Salam pembuka dapat dikatakan sebagai ucapan permisi. Salam pembuka dalam surat resmi/dinas perlu dipertahankan karena bagian tersebut merupakan pertanda surat dinas itu sopan dan beradab.
Penulisan salam pembuka harus mengikuti aturan atau kaidah Pusat Pembinaan Bahasa atau yang lazim digunakan pada salam pembuka dalam surat-surat dinas sebagai beirkut:
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Assalamu'alaikum Wr. Wb,
8. Isi Surat
Isi surat disebut juga dengan tubuh surat. Bagian ini adalah pokok surat yang penting dan saling menentukan maksud suatu surat resmi/dinas. Oleh sebab itu, dalam isi surat yang dibuat akan jelas tercapai atau tidaknya tujuan dan keinginan yang hendak dicapai tergantung pada ketepatan isi surat.
Isi surat sendiri terdiri atas tiga bagian yaitu:
- Paragraf pembuka adalah pengantar isi surat untuk mengajak penerima surat, untuk menyesuaikan perhatiannya pada pokok surat yang sebenarnya. Contoh: Dengan ini perkenankanlah melaporkan kepada Bapak, tentang hasil ujian dinas di lingkungan kantor ...
- Paragraf isi adalah pokok surat dinas yang memuat sesuatu yang diberitahukan atau yang hendak diutarakan pengirim surat.
- Paragraf penutup adalah kunci isi surat atau penegasan dalam isi surat yang ditulis. Dalam hal ini dapat berupa ucapan terima kasih kepadanya. Selain itu, untuk mengakhiri pembicaraan dalam komunikasi tertulis. Contoh: Atas perhatian Saudara, diucapkan terima kasih;
9. Salam Penutup
Tujuan salam penutup untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat dinas/resmi kepada penerima surat resmi. Biasanya, salam penutup lazim digunakan dalam surat-surat dinas tergantung pada posisi pengirim terhadap penerima.
Penulisan salam penutup pada huruf awalnya ditulis kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil, dan sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Contoh penulisan salam penutup:
Hormat kami,
Salam sejahtera,
Salam kami,
Assalamu'alaikum wr. wb,
10. Tanda tangan, Nama jelas dan Jabatan
Surat dinas atau resmi dianggap apabila ditanda tangani pejabat yang berwenang dalam suatu instansi atau organisasi dan dibubuhi stempel dinas.
Contoh penulisan yang benar adalah:
KEPALA BADAN ...
DRS, RIMBAWAN, S.H.
Pangkat.
NIP.
KEPALA DINAS ...
Dr. Ir. H. BATULA, S.E. M.H.
Pangkat.
NIP.
11. Tembusan
Kata tembusan diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor surat, lampiran dan perihal serta sejajar dengan penanda tangan surat.
Kata tembusan diikuti tanda titik dua, dan tidak digaris bawahi. Kalau pihak yang ditembusi surat itu lebih dari satu instansi maka diberi nomor urut. Akan tetapi, kalau yang ditembusi hanya satu instansi tidak perlu diberi nomor.
Penulisan tembusan yang benar adalah:
Tembusan:
1. Rektor Unibos di Makassar;
2. Dekan FKIP Unibos di Makassar;
3. Sdr. Andi Mutiara Muthia di Makassar.
Demikianlah artikel referensi mengenai bagian-bagian surat resmi dan artinya beserta penjelasan lengkapnya. Dalam kaidah penulisan surat yang benar terdapat beberapa format surat resmi dan strukturnya yang harus dipenuhi, meski tidak semua bagian harus dipenuhi, terutama pada surat tidak resmi.
0 comments